Como preparar uma ficha de instruções para a manutenção da sua residência

A primeira parte diz respeito à entrada no alojamento: localização das chaves, funcionamento da fechadura, portão, estacionamento autorizado, alarme, divisões não acessíveis, horários a respeitar, contacto em caso de problema.

Os códigos e informações sensíveis devem ser transmitidos por um canal seguro, e não indicados num documento livremente acessível. A ficha pode simplesmente indicar onde encontrar esses dados.

Nem todas as tarefas têm a mesma importância para todos os proprietários. Alguns dão especial atenção às casas de banho. Outros desejam que as camas sejam preparadas de uma forma precisa ou que a cozinha permaneça organizada segundo uma ordem definida.

A ficha deve distinguir as tarefas obrigatórias, as tarefas a realizar consoante o tempo disponível, as zonas a não tocar e os pedidos pontuais. Esta hierarquia torna-se essencial quando o estado do alojamento exige mais tempo do que o previsto.

Madeira em bruto, pedra natural, mármore, latão, ecrãs, superfícies lacadas ou têxteis delicados não suportam todos os mesmos produtos.

A ficha deve sinalizar os elementos que exigem particular atenção. Uma instrução simples basta: «Bancada em pedra natural: utilizar apenas o produto guardado no móvel sob o lava-loiça.» É preferível uma indicação precisa a uma fórmula genérica.

Quando a prestação inclui a preparação das camas, é preciso indicar onde está a roupa limpa, onde colocar a roupa usada, como reconhecer os tamanhos, que conjuntos correspondem a que quartos, que proteções devem ser instaladas e que peças não devem ser utilizadas.

Prateleiras claramente identificadas poupam muito tempo.

Alguns objetos não devem ser deslocados ou exigem um manuseamento particular: obras de arte, coleções, material profissional, medicamentos, documentos ou equipamentos frágeis. Estas informações devem aparecer claramente, sem expor desnecessariamente a natureza dos bens de valor.

O proprietário pode especificar se deseja uma confirmação de fim de intervenção, uma breve mensagem, a sinalização de anomalias visíveis, algumas fotografias autorizadas, ou nenhum retorno salvo em caso de problema. O relatório deve manter-se proporcional ao serviço.

Uma ficha de instruções deve evoluir com a casa. Um novo equipamento, uma mudança de produto ou uma nova organização da roupa devem ser acrescentados.

Uma versão datada permite evitar que instruções antigas continuem em circulação.