Propriétaire, conciergerie et Personal Cleaner : comment répartir les rôles ?

Le propriétaire définit notamment l'usage du logement, le budget, le niveau de service, les équipements, les travaux, les règles d'accès, les personnes autorisées et les priorités générales.

Il doit également communiquer les informations importantes concernant les matériaux, les objets sensibles et les limites d'intervention. Même lorsqu'une conciergerie gère le bien, certaines décisions restent de sa responsabilité.

Selon son contrat, une conciergerie peut assurer annonces, réservations, communication voyageurs, arrivée et départ, calendrier, tarification, coordination, consommables, maintenance et suivi commercial.

Toutes les conciergeries ne proposent pas les mêmes services. Leur périmètre doit être vérifié dans le contrat.

La Personal Cleaner intervient sur les tâches définies dans sa prestation : nettoyage, préparation des pièces, lits, linge disponible, remise en ordre, finitions, contrôle visuel, signalement d'anomalies apparentes.

Elle ne devient pas responsable de l'ensemble du fonctionnement du logement simplement parce qu'elle est la dernière personne présente sur place.

La réponse doit être écrite. Plusieurs modèles sont possibles : linge fourni et lavé par le propriétaire, linge géré par la conciergerie, stock disponible dans le logement, blanchisserie extérieure, prestation distincte assurée par la Personal Cleaner.

Sans organisation claire, le nettoyage peut être retardé par des ensembles incomplets ou encore humides.

Papier, savon, sacs, produits d'accueil et articles ménagers doivent avoir un responsable.

La Personal Cleaner peut signaler un stock faible ou disposer les produits prévus, mais elle ne doit pas avancer automatiquement les achats sans accord.

Le signalement peut venir de la Personal Cleaner. La décision appartient au propriétaire ou au gestionnaire autorisé.

La coordination d'un artisan constitue une mission distincte lorsqu'elle implique des rendez-vous, un suivi ou une présence prolongée.

Dans une location saisonnière, la relation avec le voyageur relève normalement du propriétaire ou de la conciergerie.

La Personal Cleaner ne doit pas devenir le contact d'urgence par défaut si cette mission n'a pas été prévue.

Pour chaque tâche, il est utile de préciser qui décide, qui organise, qui réalise, qui paie et qui reçoit le compte rendu.

Cette répartition peut tenir dans un tableau partagé.